Aprendiendo a delegar (ver pdf)
Fuente: Revista Aptitus/ 04-10-2014
Los cuatro pasos innegociables para encomendar tareas de manera eficiente, por Jimena Mendoza, Gerente general de LHH-DBM.
Conforme un profesional tiene más responsabilidades y nivel jerárquico dentro de una organización, el aprender a delegar se vuelve más importante. Delegar por las razones correctas es algo difícil de aprender; no implica darle el trabajo que no te gusta a otra persona, sino saber determinar qué trabajo delegar, a la persona correcta, y darle los recursos (incluido tu tiempo) para que las tareas se lleven a cabo de la mejor manera. Al delegar eficientemente tendrás la oportunidad de enfocarte en temas más estratégicos y desarrollar habilidades diferentes a aquéllas que ya tienes bien desarrolladas y practicadas. El tiempo que tenemos es limitado, y aunque creamos que podemos ser omnipotentes, nadie tiene el poder de hacer todo solo. Liberando un poco de nuestro tiempo al delegar tareas en personas con las habilidades necesarias, podremos enfocar nuestro tiempo y energía en aquello donde podemos y debemos agregar mayor valor, lo que nos ayudará a crecer profesionalmente.
¿Qué debemos considerar, entonces, para delegar de una manera eficiente?
1. Define, primero que nada, qué delegar.
Analiza cuáles son esas tareas repetitivas que ya has hecho una y otra vez, que ya no te agregan valor y que distraen tu tiempo de lo importante. Normalmente son tareas que hacías en tu posición anterior y que no has dejado ir. Delega labores que van a desarrollar habilidades en otro y que harán que ellos también se desarrollen profesionalmente. Algunas veces esas tareas serán las que más disfrutabas, pero si no las dejar ir no tendrás tiempo para descubrir nuevas.
2. Identifica a quién delegar.
Considera qué habilidades son necesarias para llevar a cabo los proyectos. No lo delegues a alguien solo porque es la persona con la que más empatía tienes de tu equipo, sino a quien podrá realizarlos de una mejor manera y a quien hacerlo contribuirá más a su desarrollo profesional.
3. Detalla claramente lo que hay que hacer.
Al delegar una tarea, es importante que quien la reciba tenga claro cuál es el resultado que esperas y para cuándo. Si no saben qué esperas de ellos, la probabilidad de que logren lo que quieres y estés satisfecho con los resultados es prácticamente nula. Es importante también entender que hay que especificar lo que se tiene que hacer, mas no cómo hacerlo. Puedes dar pautas, recomendaciones, pero no imponer la manera de llevarlo a cabo; te sorprenderás con cómo las cosas pueden hacerse de una manera totalmente distinta a la que tú pensabas.
4. Delegar no implica desaparecer.
Si bien es importante dar independencia a quien realice la tarea o función que delegas, es importante también darles la seguridad de que tú estarás disponible para cualquier duda. Cuando delegues una tarea por primera vez, es recomendable establecer reuniones cortas y frecuentes de seguimiento para poder intercambiar ideas y no esperar hasta el final para darte cuenta de que las cosas iban por mal camino. Reuniones periódicas, además, te darán un espacio para poder reconocer el esfuerzo de la otra persona y para aconsejarla, y, de esa manera, desarrollar mejor sus habilidades. Delegar implica paciencia, buen humor y muchas ganas de enseñar.
Para poder delegar, debemos realmente tomar consciencia de que otros pueden hacer las cosas tan bien o mejor que nosotros. Te sorprenderás de todo lo nuevo que puedes descubrir y aprender delegando de una manera eficiente.
