Las despedidas respetuosas presentan mejores resultados para las organizaciones que las salidas abruptas
Hace unos días, un amigo me comentaba preocupado que en los últimos meses, anticipándose a los efectos que la crisis internacional podría tener en el país, su empresa había empezado a rediseñar algunas áreas del negocio. El resultado de su evaluación derivó en la necesidad de suprimir algunos procesos y, en consecuencia, puestos de trabajo. Lo más delicado era que algunos líderes muy queridos abandonarían la compañía. Su problema era cómo comunicar a este grupo de colaboradores que ya no necesitaban sus servicios y que eso no afectara al resto de la empresa y a su productividad.
La preocupación de este ejecutivo es muy válida, estudios confirman que ante cambios y reducciones mal manejados apenas el 21% de las compañías logra mejorar su retorno a la inversión. Solo en el 46% de los casos se logran las metas de reducción de costos y menos de un tercio de las empresas mejora sus niveles de eficiencia. Lo más grave viene después: el 75% reporta que la moral ha colapsado y el 25% de la gente clave se va o quiere irse, con lo que la organización pierde su capacidad de atraer retener y talentos.
Despedir personas es riesgoso y delicado. Debe ser la última alternativa a tomar. No podemos olvidar que la pérdida del trabajo es la tercera causa de estrés en la vida, luego de la muerte de un familiar cercano o padecer de una enfermedad terminal. Como hemos visto, causa estragos en la organizaciones. Por ello, cualquier proceso de desvinculación laboral debe efectuarse con mucha preparación, profesionalismo y con el máximo respeto hacia todas las personas, en especial a los que salen.
¿Cuáles son los factores críticos?
Lo primero es que no se puede improvisar jamás frente a la perdida de trabajo de nadie. Hay que estar absolutamente seguro de la decisión tomada. ¿Es necesario que esa persona deje la empresa? ¿Se han agotado todas las posibilidades? ¿Se han evaluado todos los posibles riesgos legales de la decisión? Si todo eso ha sido considerado, entonces queda por delante planificar el proceso de desvinculación. Empecemos por el principio:
En primer lugar, visualice la desvinculación como un proceso y no como una actividad. No se trata de un solo momento en el que se comunica la noticia, sino que es en realidad un proceso con diferentes etapas y en las que participan no solo quienes dejarán la organización, sino, lo que es más importante, todos los que se quedan en ella. El objetivo de este proceso es ayudar a la empresa a cumplir las metas que hicieron necesaria la salida de personas y por ello planear cuidadosamente cada detalle de este delicado proceso es vital. No se puede manejar a la ligera ninguna etapa del proceso.
Por ello, es crítico también cuidar los factores de motivación interna de los que quedan e invertir en recomprometerlos. Ellos mirarán con mucha atención la consistencia entre los valores que se predican y cómo se hacen las cosas en los momentos difíciles del cambio.
Momento clave
Visto esto, es bueno detenernos en un momento clave del proceso: la reunión de comunicación. Existen una serie de pautas que se deben considerar para iniciar adecuadamente este proceso. Lo primero es que los jefes encargados de esta comunicación estén preparados, tanto a nivel informativo –con toda la documentación necesaria para absolver las consultas derivadas de la reunión- como a nivel emocional, para este evento. No es fácil ni agradable comunicarle a otro ser humano que ya no tiene empleo, por lo que la mayoría de jefes experimentan ansiedad y hasta culpabilidad al comunicar la noticia, de ahí la importancia de la etapa de la preparación para reducir estos efectos
En este sentido, cada jefe debe estar en capacidad de programar esta reunión con tiempo suficiente, para tener toda la documentación necesaria a disposición. En general, lo recomendable es organizarla para un lunes o martes durante la mañana. No hay nada más inadecuado que informar una decisión de este tipo un viernes por la tarde, ya que deja a todos la sensación de un escape por la puerta falsa y menos hacerlo fuera del horario de trabajo. Debe darse a las personas la oportunidad de regresar a su oficina y hablar sobre lo que ha pasado.
Resulta innecesario y hasta contraproducente cerrar los accesos a la red de la oficina o impedir que esta persona regrese a su lugar de trabajo. La empresa ganará más frente a los colaboradores si estos perciben que quienes se van han sido tratados respetuosamente y que se confía en ellos al punto de dejarlos despedirse y salir decorosamente. Además, es mejor que quienes se van dejen un mensaje claro sobre su salida respetuosa, antes que quienes se quedan corran toda clase de rumores.
Pero volvamos a la reunión de comunicación. Su éxito depende de dos factores, primero, el que sea muy bien planeada y, segundo y no menos importante, la actitud de quien comunica la decisión, quien idealmente debe ser el jefe directo, en una reunión cara a cara. Lo recomendable es que una cita de este tipo se realice en privado y dure unos 20 minutos, los cinco primeros para comunicar la decisión y sus razones organizacionales, y el resto para atender las consultas de la persona. El responsable de la reunión deberá contar con toda la información del proceso, incluyendo una propuesta por escrito de indemnización y beneficios adicionales, de haberlos. En DBM siempre recomendamos extender la cobertura del seguro médico familiar por lo menos 6 meses.
Finalmente, hablemos de la actitud. Solo hay una palabra para definirla: respeto. Si quien sale de la organización siente ese respeto, entenderá y comunicará al resto que la decisión de su salida no se debe a temas subjetivos, sino más bien a cambios objetivos en la propia organización. Mantener en alto la autoestima y dignidad de quien se queda sin trabajo es fundamental no sólo para el éxito de su reubicación posterior, sino para evitar reacciones potencialmente dañinas, no sólo para la empresa sino especialmente para la persona que luego tiene que salir a enfrentar el mercado laboral.
Sin duda, cualquier desvinculación generará tensión en la empresa, pero está en nuestras manos trabajar para reducir al máximo su impacto.
